11 dicas de como elaborar uma reunião de alinhamento de equipe

Independentemente da periodicidade, fato é que as reuniões de alinhamento de equipe são imprescindíveis para garantir que todos os integrantes do quadro de pessoal da empresa estejam “na mesma página”. Afinal, de que outro modo seria viável alcançar os resultados corporativos desejados sem ter os times de trabalho atuando em consonância?

A grande importância de realizá-las reside justamente nessa oportunidade de revisar as responsabilidades e as metas dos profissionais que estão sob a sua liderança e na consequente otimização dos recursos e dos esforços empregados por todos. No entanto, embora cada companhia tenha a sua própria cultura e a sua dinâmica — um “modus operandi” muito próprio e intrínseco àquele espaço —, é inegável que existem algumas boas práticas que podem ser observadas pelos dirigentes para assegurar que esses encontros sejam tão produtivos quanto possível.

 

Neste post, nós nos dedicaremos a tratar exatamente dessa espécie de “passo a passo”, visando a garantir a realização de uma reunião de alinhamento de equipe eficaz de ponta a ponta, ou seja, do início ao fim. Continue a leitura!

1. Faça o planejamento da reunião de alinhamento de equipe de forma antecipada

Mesmo que o número de profissionais que participarão da reunião seja reduzido, manter a comunicação dentro dos tópicos da pauta do encontro sempre é um verdadeiro desafio, afinal, nesses momentos em que todos deixam temporariamente as suas atribuições de lado para debater sobre determinada questão relativa à operação da companhia, o mais comum é que diversos outros pontos — relacionados ou não ao tema central — sejam levantados. Embora essa “fuga” do tópico principal seja natural e, por vezes, até gere resultados positivos, é importante mantê-la sob controle, atendo-se ao máximo às temáticas previamente definidas.

No entanto, você já imaginou como isso seria viável se não houvesse um planejamento antecipado da reunião? Pois é! Na verdade, provavelmente, seria impossível. Justamente por isso, é tão importante que exista um planejamento elaborado com antecedência, de modo que você possa se preparar para o encontro a partir de uma espécie de “roteiro”. Assim, procure listar todos os temas que devem ser discutidos com os funcionários, aproveitando para registrar o seu ponto de vista acerca de cada um e as informações e os dados coletados que embasarão a sua fala.

Como, porém, a reunião objetiva o debate de ideias e a geração de insights a partir de opiniões diversas, não deixe de elaborar também uma pauta que deverá ser compartilhada com os demais participantes também com alguma antecedência. Desse modo, eles terão a chance de chegar à reunião de alinhamento mais bem preparados, o que tornará a discussão mais fluida e produtiva.

2. Determine um tempo para a abordagem de cada tema

Ainda tratando do planejamento, é interessante definir um período de tempo para falar de cada um dos assuntos que compõem o roteiro, especialmente quando as reuniões abarcarão muitos tópicos. Como é bastante comum que, nesses casos, um debate acerca de determinada temática acabe por se estender muito além do que era previsto, é essencial evitar que isso ocorra — já que pode, inclusive, tornar o encontro bem mais extenso do que o programado ou, se o prolongamento for inviável, fazer com que outros pontos também relevantes fiquem de fora da discussão —, delimitando o tempo a ser dedicado a cada uma.

Além disso, outra boa prática que pode manter a reunião de alinhamento de equipe sob controle é organizar os temas de acordo com o nível de prioridade, iniciando sempre pelos mais importantes. Todas essas medidas têm um único objetivo: evitar que os participantes dispersem, trazendo para o debate questões que não estavam na pauta, e fazê-los focar as soluções.

3. Selecione os profissionais mais indicados para discutir os assuntos propostos

Ainda que você, como líder, esteja “comandando” o encontro, é natural que os profissionais que atuam na linha de frente tenham mais propriedade para abordar os entraves e os desafios que vêm sendo enfrentados em determinada atividade. Então, no momento de elaboração da pauta que será enviada aos participantes, aproveite para indicar quais são os colaboradores que tomarão à frente quando os assuntos X ou Y estiverem em debate.

Para tanto, leve em conta determinados fatores, como a experiência, o conhecimento e a capacitação dos integrantes do time. A consideração desses aspectos também é válida para evitar convidar pessoas que não ajudarão a sanar os eventuais problemas e que nem mesmo são impactadas por eles no dia a dia, o que não agregaria valor algum à reunião. Nesse sentido, é sempre essencial lembrar-se de que quantidade não é, de forma alguma, sinônimo de qualidade.

4. Elimine eventuais distrações e procure ater-se ao tempo de duração estipulado anteriormente

Com os tópicos já definidos e os profissionais que estarão à frente para conduzir as discussões, é hora de colocar tudo que foi alinhado até aqui em prática. Então, antes de iniciar efetivamente a reunião, abra-a com uma introdução breve e deixe bastante claro que o foco é seguir a pauta que foi submetida a cada um dos participantes antecipadamente, atendo-se aos temas propostos, e que, por essa razão, o tempo de duração também será observado.

Mantenha em mente que, quanto maior for o número de participantes, maiores também serão as chances de haver dispersões, então, nesse momento, aja como um líder e tenha pulso firme. Isso ajudará a garantir que todos se manterão atentos aos tópicos centrais e procurarão finalizar o encontro dentro do horário programado.

5. Revise as metas e os KPIs (indicadores-chave de desempenho)

Não há como pensar em uma reunião de alinhamento de equipe sem atrelá-la à revisão das metas estipuladas anteriormente e dos indicadores de desempenho que estão diretamente relacionados à performance da organização. Afinal, somente a partir dessa análise, os colaboradores terão a oportunidade de perceber se estão no caminho certo para o atingimento dos resultados propostos e, é claro, se o esforço que cada um dos profissionais vêm empregando até o momento tem gerado reflexos positivos sobre os objetivos traçados.

Revisitar esses pontos é especialmente válido não somente porque permite que vocês, de forma conjunta, verifiquem se o que foi definido em um momento passado ainda faz sentido no presente, mas também porque ajuda a identificar a necessidade de ajustar as metas estabelecidas, de modo que elas estejam em conformidade com a realidade das equipes. Também nesse sentido, são úteis os indicadores-chave de desempenho — conhecidos, ainda, como KPIs, ou Key Performance Indicators —, que, quando adequados, auxiliam na mensuração do progresso, tanto individual quanto coletivo, com uma precisão maior.

6. Determine os objetivos e os processos com total clareza

Você já sabe que o planejamento prévio é a base para promover reuniões de alinhamento de equipe que sejam efetivamente produtivas, de modo que não se tornem uma espécie de reprodução contemporânea da famigerada Torre de Babel, em que cada um parece falar um idioma distinto, gerando uma verdadeira confusão. Contudo, quando o intuito é preparar os profissionais para a execução de um projeto, por exemplo, ou, até mesmo, fazer uma redistribuição interna de atribuições, torna-se essencial que os processos, as tarefas e os objetivos sejam determinados com total clareza.

Afinal, quando restam dúvidas ao fim do encontro e os envolvidos acabam por não compreender por completo o que precisa ser feito, de que forma se deve fazer e o que é esperado como resultado final, dificilmente haverá um alcance satisfatório das metas corporativas. Então, procure tornar a comunicação tão esclarecedora e de fácil entendimento quanto possível, a fim de que não haja ambiguidades ou “pontos nebulosos” que, posteriormente, gerarão dúvidas, deslizes e até eventuais retrabalhos.

Nesse momento, também pode ser interessante abordar a importância dos feedbacks — não somente daqueles que partem dos líderes sobre a performance dos liderados, mas também daqueles provenientes dos colaboradores em relação à atuação dos dirigentes e, até mesmo, relativos às responsabilidades que foram conferidas a cada um. Essa cultura, inclusive, tem o potencial de elevar o senso de valorização dos integrantes do quadro de pessoal, elevando o seu engajamento e, consequentemente, impactando positivamente o desenvolvimento da equipe como um todo.

7. Abra um espaço em algum momento para que os colaboradores possam ter as suas dúvidas esclarecidas

Ao longo de uma reunião de alinhamento de equipe, é muito comum que os profissionais participantes tenham dúvidas ou levantem questionamentos acerca do que foi exposto e sobre como as atividades serão executadas daquele momento em diante. Por essa razão, jamais deixe de reservar naquele roteiro preparado na etapa de planejamento um período de tempo para que perguntas possam ser feitas e prontamente respondidas.

Como já dito em momento anterior, é essencial que o encontro seja concluído sem que ninguém tenha dúvidas relacionadas às metas estipuladas, aos indicadores de performance revisados e, especialmente, às responsabilidades atribuídas a cada um.

8. Agende encontros periódicos para revisitar os pontos sensíveis

A reunião de alinhamento servirá, em suma, para definir um “trajeto” a ser seguido pelos integrantes do time a fim de chegar a um destino final também previamente determinado. Contudo, encontros periódicos são fundamentais para que seja viável um acompanhamento por parte do gestor da evolução dos objetivos propostos e das tarefas que foram atribuídas a cada profissional em momento anterior.

Além disso, essa prática também é necessária para alinhar pontos sensíveis que, ao longo do tempo, passaram a requerer uma revisitação para eventuais reajustes. Isso é natural, afinal, conforme o trabalho avança, as necessidades podem passar por uma transformação. Nesse sentido, promova esses encontros com o intuito de:

• integrar os profissionais envolvidos nas atividades;
• identificar as atualizações dos resultados esperados;
• fortalecer as relações de trabalho, a fim de gerar um senso de pertencimento nos colaboradores;
• avaliar os novos entraves e os desafios que se apresentaram com o progresso da execução;
• analisar a performance, tanto da equipe quanto dos integrantes — de maneira individualizada — e oferecer feedbacks a esse respeito etc.

9. Faça um resumo de tudo que foi abordado ao final da reunião de alinhamento de equipe

Antes de dar como concluída a reunião, busque recapitular brevemente os tópicos que foram tratados ao longo do encontro, como uma espécie de resumo. Separe as decisões que foram tomadas de acordo com os temas relativos a elas e revise-as junto aos participantes, mais uma vez, abrindo uma brecha para sanar qualquer dúvida que surja nesse momento final. Essa é uma maneira altamente eficiente de se certificar de que todos estão “na mesma página” em relação a todas as ações que serão colocadas em prática daqui em diante na empresa.

10. Conte com um bom sistema de gestão como aliado

A tecnologia é um recurso de grande valia para qualquer negócio e essa é uma verdade incontestável e que se aplica a qualquer segmento. Contudo, ela também pode ser uma grande aliada na gestão de reuniões, facilitando a elaboração de uma agenda, a criação de pautas, o envio de convites para participar dos encontros aos profissionais, a determinação de tarefas e atribuições e até a geração de atas.

Além disso, uma ferramenta mais robusta e completa será útil para viabilizar o acesso e a visualização dos indicadores-chave de desempenho e, inclusive, de gráficos que exibirão os resultados obtidos até o momento — o que é válido tanto para as reuniões de alinhamento de equipe quanto para os encontros periódicos.

11. Lidere com base nos princípios da confiança

Por fim, a última boa prática a ser adotada não necessariamente é restrita somente aos encontros promovidos com os liderados, mas à sua atuação como líder de maneira geral, dentro e fora das reuniões. Como se costuma dizer, a confiança é algo que se tem ou não. “Mas o que exatamente isso quer dizer dentro desse contexto?” — talvez você esteja se questionando. O fato é que ela representa uma qualidade que é adquirida e que precisa ser desenvolvida, mesmo porque impacta o envolvimento e a motivação dos membros de um time.

Ademais, é fundamental destacar que as organizações que praticam a cultura da confiança — que apenas prospera com a transparência, vale dizer — sobressaem significativamente em qualquer mercado quando comparadas àquelas que não cultivam esse aspecto. Sendo assim, lidere sempre fundamentando-se nos princípios da confiança e veja os funcionários sob o seu comando contribuindo de maneira mais eficaz para os objetivos a serem alcançados, trabalhando com mais agilidade e produzindo também resultados expressivamente mais sustentáveis.

Por fim, como visto, as reuniões de alinhamento de equipe têm grande impacto sobre o atingimento dos propósitos corporativos determinados, mas não apenas é necessário atuar na gestão dos times com base nos princípios da confiança, mas também é essencial adotar o Processo de Transformação da Velocidade da Confiança™ para servir como um impulso que impactará de maneira substancial os resultados do negócio. A propósito, você já ouviu falar acerca do nosso processo de transformação que torna pessoas, líderes e empresas mais precisos e prudentes para a criação de uma cultura de alta confiança que tem foco em resultados?

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