Como otimizar a administração da produção e operações

O acúmulo de afazeres e o excesso de informações minam a nossa produtividade. Por isso, é importante saber como se organizar para otimizar a administração de tempo e recursos em nossas vidas. 

Contudo, fazer isso em uma empresa com grandes operações pode parecer uma tarefa bem mais complicada. Mas não se engane, com esforço e dedicação é possível melhorar processos e operações para conseguir uma produtividade extraordinária. 

 

Por isso, trouxemos o Especialista de Implantação da FranklinCovey de Indaiatuba – São Paulo, Mauricio Vasconcelos, para nos explicar quais os desafios e como otimizar a administração da produção e operações. Continue a leitura e confira!

Qual a importância da administração da produção e operações?

Na visão de Mauricio, “uma boa administração nos permite uma boa preparação, o que reduz erros, melhora a qualidade e elimina desperdícios, nos tornando mais competitivos e gerando maior valor para o seu cliente no mercado em que atuamos, bem como na sociedade em que vivemos”. 

Ele acredita, ainda, que há dois fatores cruciais para uma boa administração:

1. criar um alinhamento com todos sobre a direção que estamos indo. 
2. gerar um aprendizado constante, pois essa é a base de qualquer sistema de melhoria contínua. 

Quais são os principais KPIs que devem ser analisados?

É importante analisar os KPIs (Key Performance Indicator, ou, em português, Indicadores-Chave de Performance) para medir o nível de desempenho de uma organização. Entretanto, de acordo com o especialista, podemos cair em duas armadilhas clássicas. Veja a seguir mais detalhes sobre cada uma delas:

1. Não ter medições e indicadores suficientes e confiáveis para apoiar análises e eventuais correções de rota, ou seja, medimos pouco ou de forma errada. 
2. Ter medições demais que podem levar a custos desnecessários, bem como a paralisia de análise.

Segundo Mauricio, há algumas grandes categorias de KPIs que merecem a atenção e o cuidado do administrador. Veja a seguir: 

• financeiro: receita, custos, margens de lucro, entre outros. 
• produtividade: volume de produção, tempo de ciclo e outros
• qualidade: atendimento no prazo, índice de sucata, índice de falha, retrabalho,  custo total da não qualidade, satisfação dos clientes etc.
• estratégia: está associada a trazer o futuro para o momento presente. Dentro disso, podemos destacar o tempo de lançamento, o número e o custo de novos produtos.

Quais os principais desafios na administração da produção e operações e como superá-los?

O maior desafio na administração da produção e operação é o de alcançar o equilíbrio entre as questões e urgências do dia a dia para manter a sobrevivência e a melhora contínua para conseguir conquistar novos e melhores resultados amanhã. 

Segundo o especialista: “a solução para esse problema é implantar um sistema de melhoria contínua, que possui as seguintes características chaves:

• está alinhado para a conquista dos objetivos mais importantes;
• facilita a realização do trabalho;
• não depende do líder para funcionar;
• permanece mesmo quando há uma mudança de liderança.” 

Com isso em mente, você deve seguir 3 passos essenciais para criar e implantar esse sistema: 

Crie o sistema de administração

Essa fase é importante para a definição dos KPIs, elaboração dos procedimentos e regras de uso dos recursos para entregar os resultados acordados e conseguir uma boa administração da produção e operações. 

Treine, acompanhe e monitore as equipes 

A disciplina é uma habilidade chave para o sucesso. Por isso, crie um ritual semanal de prestação de contas, onde as pessoas se comprometam em usar o sistema e monitorar o seu próprio desempenho ao usá-lo. Quando elas percebem que estão melhorando o seu resultado a partir do uso dos sistemas, elas farão uso dele mesmo quando a liderança não estiver presente.

Aprenda, aprimore e agradeça constantemente 

Segundo o especialista, é importante reservar um tempo em sua agenda para celebrar as vitórias com a equipe e fazer disso também uma rotina. Isso gera a dopamina no cérebro e reforça que a jornada está sendo positiva. Vale lembrar que devemos sempre levantar a barra e usar os nossos aprendizados e potencial para melhorar sempre. 

Quais são as principais estratégias para isso? Quais são os pontos de atenção desse processo?

Conforme Mauricio, “uma boa estratégia deve envolver uma combinação de processos e pessoas para alcançar o resultado almejado. Para isso, é preciso que haja o envolvimento das pessoas na elaboração dos indicadores, dos processos e dos sistemas. Entretanto, o maior ponto de atenção está na própria liderança, que muitas vezes está presa entre dois extremos, que são o microgerenciamento e o abandono.” 

No microgerenciamento, segundo o especialista, o líder quer fazer todas as tarefas para garantir que tudo esteja sendo feito de acordo com o que ele acredita ser a melhor forma. Inconscientemente, ele fica sobrecarregado, e quando está cuidando de um ponto, fica angustiado por não conseguir ter controle de tudo.

No outro extremo, Mauricio nos diz que está o abandono, o qual o gestor deixa a equipe totalmente livre, sem monitoramento e também constrói uma confiança cega em sua equipe. Isso ocorre até o momento em que algo sai errado, ele pode, então, se sentir traído ou abraçado pela má sorte. 

Nós devemos achar o equilíbrio, que é criar uma confiança inteligente que combina o ato de confiar com a capacidade de análise. Envolvemos a equipe na criação dos indicadores, dos processos e sistemas e acordamos um formato de prestação de contas que estabelece o que será manipulado.

Como as empresas com grandes operações podem gerenciar seus colaboradores de forma eficaz?

O desafio das empresas, muitas vezes, é proporcional ao seu tamanho. Ou seja, nas grandes empresas o desafio é grande. Segundo o Mauricio Vasconcelos, “a estratégia é uma mensagem que deve chegar clara a todos na organização.” Entretanto, é um desafio passar uma mensagem clara sem que haja problemas de interpretação. 

De acordo com o especialista, “é fundamental ter uma cultura alinhada com os sistemas e processos para o melhor entendimento e confiança. Uma grande cultura deve ser criada de forma intencional e estruturada pela liderança.” 

Além disso, Mauricio nos diz que há várias ferramentas disponíveis no mercado para otimizar a administração da produção e operações. Contudo, mais importante que a ferramenta em si, é como o indivíduo conhece e intenciona seu uso. 

O tempo, por exemplo, é o ser mais democrático que existe. Para sermos mais eficazes e produtivos, não gerenciamos o tempo em si, mas sim nossas escolhas de como usamos o tempo disponível.  

Qual o papel dos líderes?

O papel da liderança é fundamental e extremamente desafiador. Segundo Mauricio: “o líder é como um maestro, ou seja, é responsável por coordenar a todos para que haja uma bela melodia sem colocar a mão em um único instrumento.”

Além do mais, a capacitação da liderança é fundamental para uma produção de sucesso, pois, segundo o especialista: “um líder com falha de comunicação limita seu campo de influência e pode entrar em choque com outras áreas, podendo gerar insatisfação dos clientes, baixa produtividade e aumento de custos.”

A administração da produção e operações é fundamental para uma empresa. Por isso, sua otimização traz inúmeros benefícios a todos os envolvidos no negócio.Além disso, é preciso ter equilíbrio, foco e inteligência ao fazer o monitoramento das KPIs e a análise das forças e fraquezas da liderança e de sua equipe. 

Quer saber mais sobre isso? Então não perca tempo e entre em contato conosco para auxiliarmos você ao fazer a otimização de tempo e recursos da sua empresa!