Você já ouviu falar no método de reunião one on one? Para facilitar a compreensão, antes de abordar efetivamente o conceito, comecemos pela imaginação de uma situação hipotética. Pense que você vem enfrentando um desafio sobre o qual precisa falar com o seu superior imediato dentro da empresa.
No entanto, imagine que esse mesmo superior raramente está acessível, pois sempre está ocupado ou fora da organização. Você, então, acaba por assumir uma posição de “espera”, aguardando que o problema se resolva por si só. Na outra ponta dessa situação, entretanto, imagine que o seu superior imediato até já tem ciência da necessidade de resolução do entrave, mas não sabe bem de que forma pode abordar a questão.
Parece complexo? Pois saiba que esse é o tipo de cenário que seria rapidamente resolvido com a adoção da metodologia one on one. Pensando, então, na relevância dessa temática, neste post, vamos abordar o seu conceito, a sua importância — bem como os riscos de não colocá-la em prática — e como implementá-la na companhia. Continue a leitura e entenda!
O que efetivamente se pode compreender por reunião one on one?
Uma reunião one on one — em tradução literal do Inglês, “um a um” —, em termos simples, é uma espécie de bate-papo que ocorre de maneira rápida e periodicamente envolvendo gestores e/ou líderes e os integrantes das equipes lideradas. Essas interações também são amplamente conhecidas como “1:1”, “one-to-one” ou “1-on-1”.
O seu propósito principal é buscar soluções para problemáticas relevantes que surgiram dentro da corporação, bem como alinhar as expectativas e definir os resultados esperados. Uma reunião one on one auxilia os membros de uma empresa a tornarem mais claros os objetivos a serem alcançados e a identificarem os pontos que requerem melhorias, podendo servir, inclusive, como uma modalidade de “coaching de carreira“. A partir delas, as relações tendem a ser fortalecidas e uma atmosfera de trabalho mais harmoniosa é construída.
Qual é a sua importância?
Além dos pontos já ressaltados no tópico anterior, há que se dizer que uma das táticas corporativas que mais promovem altos níveis de satisfação no quadro de pessoal e estimulam o engajamento dos colaboradores é fazer com que esses profissionais tenham a sensação de que são verdadeiramente ouvidos. Ou seja, que a companhia realmente dá importância a eles como pessoas — e ao que eles têm a dizer.
Essa é uma das principais razões que tornam uma reunião one on one tão fundamental dentro da rotina organizacional. Contudo, para tanto, é fundamental que essas interações sejam voltadas, em especial, ao que os funcionários querem compartilhar. Por mais que esse formato de conversa seja mais reservado, essa iniciativa tem o potencial de fazer com que os profissionais se sintam seguros, por exemplo, para reportar quaisquer dificuldades que venham enfrentando no dia a dia.
A partir disso, também é possível afirmar que essas conversas servem também para que os hierarquicamente superiores possam perceber qual é a visão que os liderados têm dos processos, da cultura da companhia e do ambiente corporativo como um todo. Porém, há outros benefícios que ainda podem ser extraídos desse formato, como:
- trazer maior regularidade aos feedbacks, tornando-os uma prática rotineira;
- melhorar o fluxo de informações dentro da organização, especialmente de baixo para cima, o que acaba por viabilizar reações e decisões preventivas e mais céleres;
- manter os profissionais integrantes do quadro de pessoal da empresa mais bem alinhados e mais focados nos objetivos corporativos;
- assegurar que os membros das equipes tenham ciência do seu papel, elevando os níveis de produtividade.
Quais são os principais riscos de não adotar o formato one on one?
Segundo o workshop “Liderança Baseada em Princípios”, a arte de liderar não se limita a um privilégio. É necessário que se compreenda que, acima de tudo, ela representa uma responsabilidade de peso. A partir dessa compreensão, torna-se mais fácil entender também quais são os principais problemas de não adotar a metodologia de reunião one on one nas empresas.
Sem elas, os seus liderados podem acabar por não entenderem qual é efetivamente o papel que eles ocupam na corporação e, até mesmo, se há a necessidade de fazer ajustes na maneira como eles desempenham as suas atribuições e/ou na sua performance. Ademais, quando não há um bate-papo nesse formato, os profissionais de uma empresa tendem a se sentir menos motivados e até um pouco desorientados.
Inclusive, esse ponto se torna ainda mais crítico quando se lida com colaboradores millennials, que, desde sempre, já têm essa necessidade em si de não apenas aprender, mas também de ter a chance de evoluir em uma função. Ademais, os entraves que não são endereçados podem vir a se tornar conflitos enormes mais à frente — o que é outro fator que reduz a motivação.
Como implementar uma reunião one on one?
É importante manter em mente que é conveniente que esses bate-papos sejam flexíveis, de modo que não sigam necessariamente um padrão definido previamente. Entretanto, um profissional que atue no departamento de Recursos Humanos (RH) de uma empresa, junto a gestores e/ou líderes, deve buscar estabelecer uma espécie de “rotina” e procurar manter-se fiel a ela.
Isso fará com que esse processo ganhe mais credibilidade aos olhos do quadro de pessoal da companhia e, por consequência, os profissionais que atuam nela passarão a ter uma confiança maior nessas interações — e nos resultados que provêm delas. Nesse sentido, inclusive, é possível estabelecer uma associação com o que é abordado no livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”, que trata do quão poderosos os hábitos são na nossa vida.
Nesse contexto, eles têm o potencial, até mesmo, de determinar qual será o nosso nível de eficácia ou ineficácia. Afinal, toda a premissa por trás se baseia na ideia de algo que é feito de maneira consciente, a partir de uma tomada de decisão e que, com o tempo, passa a ser uma ação praticamente “involuntária”, passando a fazer parte de nós, do nosso dia a dia e até da nossa essência. Esse mesmo raciocínio pode ser aplicável às reuniões one on one, que, ainda que sejam adotadas, a princípio, por uma decisão, passarão a ser parte da rotina.
Para tanto, porém, é imprescindível que alguns princípios básicos sejam observados, como:
- agende os horários das reuniões para que não haja esquecimentos;
- se houver qualquer eventualidade que demande o cancelamento do encontro, remarque-o de imediato;
- defina qual será a duração da reunião one on one;
- escolha o local ideal para fazê-la, que deve garantir alguma privacidade;
- determine a regularidade em que esses bate-papos ocorrerão com cada um dos funcionários.
Como você pôde ver, a metodologia de reunião one on one traz uma série de benefícios não somente para a relação que é estabelecida entre os líderes e os liderados, mas também para a empresa como um todo, já que diversos aspectos que contribuem diretamente para o alcance de bons resultados são impactados positivamente. Dessa maneira, se você ainda não organiza esse tipo de bate-papo na sua companhia, adote esse método e veja os reflexos positivos reverberarem por toda a empresa.
A propósito, por falar sobre a relação entre líderes e liderados, você sabe qual é a importância de oferecer uma autonomia maior a esses profissionais? Então, leia o nosso post e fique por dentro!
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