Para quem precisa gerir uma empresa e tem diversas atividades urgentes a serem realizadas, é comum ter a sensação de que o tempo passa mais rápido. Às vezes parece que as horas de trabalho não são suficientes para cumprir tudo o que é necessário. Quando a situação chega a esse ponto, é necessário cogitar ferramentas que ajudem no gerenciamento do tempo e também da produtividade.
Como sabemos, tempo é dinheiro. É algo muito precioso para nós, não somente nos negócios, mas também para a vida pessoal e sua qualidade. Quanto mais eficiente for o uso das horas, maior a eficácia da equipe, otimizando a realização das tarefas necessárias. Isso é capaz de aumentar a produtividade de uma empresa. Visto essa importância, esse post fala sobre 5 ferramentas de gerenciamento do tempo para você usar no trabalho! Confira!
O que é gerenciamento de tempo?
O gerenciamento do tempo é o processo feito para planejar e organizar um trabalho que será realizado em determinado período, da forma mais ágil e eficaz possível. Com ele é possível ter um controle sobre a quantidade de minutos destinados às tarefas. O objetivo principal é aumentar a eficiência e produtividade das atividades.
Por que gerenciar o tempo é importante?
O tempo é um recurso escasso e irrecuperável. Logo, deve ser usado com sabedoria, pois, se desperdiçado, pode resultar em grandes prejuízos para as empresas, como falta de produtividade, impossibilidade de atingir metas, baixa qualidade nas produções, aumento do nível de stress, prejuízo à reputação profissional, desequilíbrio entre vida profissional e pessoal e perdas de prazos.
Algumas pessoas têm uma facilidade maior para essa gestão. Porém, é possível para todos, pois há ferramentas disponíveis que ajudam a obter os resultados esperados.
Quais as 5 ferramentas úteis para a gestão do tempo?
Com tudo o que foi descrito, é possível notar a importância da gestão de tempo. Ela faz diferença tanto na vida profissional quanto na pessoal, é muito importante para a autoliderança. Pois, é possível atingir as metas necessárias, otimizando ao máximo as horas para conquistá-las. Por esse motivo, técnicas para essa gestão foram desenvolvidas. Separamos para você 5 ferramentas de gerenciamento do tempo para usar no trabalho. Confira!
1. Técnica Pomodoro
A Técnica Pomodoro baseia-se na organização das tarefas que devem ser realizadas em determinados ciclos temporais. Sua execução é bem simples: o primeiro passo é fazer uma lista do que você precisa fazer. Depois é necessário que você se dedique 25 minutos com a maior concentração possível a elas, de forma ininterrupta. Após isso, descanse por 5 minutos.
Esse ciclo deve ser repetido 4 vezes. Depois disso, o tempo de pausa pode ser aumentado. A Técnica Pomodoro ajuda pois muitas pessoas têm dificuldade para concentrar-se por muito tempo, logo, essa é uma forma de estimular o foco e também o descanso mental.
2. Rescue Time
A Rescue Time é uma extensão presente no Google Chrome. Pode ser adquirida de forma gratuita. Com ela é possível acompanhar online as tarefas feitas. A extensão tem a capacidade de registrar o tempo focado no desenvolvimento das atividades e dizer quanto foi perdido com procrastinação.
É uma maneira de automatizar o registro do tempo destinado a cada atividade e, com os dados, montar as estratégias para melhorar o gerenciamento do tempo.
3. Método GTD
Para quem quer colocar a gestão do tempo e a vida em ordem, essa metodologia ajuda muito. Danid Allen foi o responsável pela criação dessa técnica. Ela significa: Getting Things Done, ou seja, deixar as coisas feitas, na tradução. O método GTD consiste nos itens abaixo.
Coletar
No primeiro passo, deve-se anotar todas as atividades que ainda estão pendentes, assim como os projetos para os quais deseja dedicar-se.
Processar
Nesse passo as tarefas serão organizadas por prioridade, adiantando também as que podem ser resolvidas rápido.
Organizar
Nessa fase, as tarefas são separadas por segmentos, por exemplo: desenvolvimento da equipe, estudos, gestão da produção.
Revisar
Nesse ponto deve ser analisado periodicamente (como uma vez por semana), se as tarefas estão sendo cumpridas de acordo com as prioridades.
Fazer
Aqui vem a ação. Ou seja, fazer as atividades que estão na lista.
Essa metodologia pode ser feita de forma escrita em um caderno, no computador ou celular. Inclusive pode ser executada nos aplicativos de gestão de tempo.
4. 5W2H
Essa metodologia tem o objetivo de planejar as tarefas de acordo com a importância, para, posteriormente, definir o tempo gasto com cada uma. Ela significa: o que será feito (what); por que motivo (why); em qual local (where); quando será realizado (when); por quem será executado (who); como será alcançado (how); quanto o valor (how much).
Ou seja, os 5 W vem das primeiras palavras que começam com essa letra, assim como os 2 H das últimas. Você pode organizar melhor o seu tempo com essa ferramenta, sabendo exatamente como será feita cada atividade e determinando o período necessário para cumprir todas elas.
5. Trello
Trello é uma ferramenta digital conhecida nas empresas. Ela utiliza o Kanban como forma de organizar as atividades de trabalho. É possível criar cartões com informações, movimentando-os entre as colunas. Nelas é possível registrar as atividades que devem ser realizadas, as que ainda estão sendo feitas e as que já foram entregues.
É uma excelente forma de otimizar o tempo, favorecendo a produtividade da equipe, com as informações organizadas e disponíveis para todos. Também é possível colocar documentos e imagens. Isso também agiliza o momento em que for necessário fazer essa consulta futura.
Pode ser usado no computador, por meio do navegador, ou baixado no Android ou iOS.
Assim, é possível fazer o gerenciamento do tempo de forma eficaz. Para isso, ferramentas estão disponíveis e a fácil acesso, como metodologias administrativas, por exemplo 5W2H, GTD e a Técnica Pomodoro; elas ajudam a organizar as tarefas de forma otimizada e planejar o tempo de cada ação necessária.
Os meios digitais também ajudam muito na gestão do tempo, para isso, existem sistemas como Rescue Time e Trello, que possibilitam registrar o tempo das atividades de forma automatizada e deixar as tarefas e documentos dispostos à equipe de forma ágil. Com isso, é possível atingir resultados melhores em períodos mais curtos!
Gostou do post? Para receber conteúdos semelhantes, siga-nos nas redes sociais, como Facebook, Twitter e LinkedIn!
Deixe um comentário ou insight sobre o tema abordado