Como melhorar a produtividade com base tecnológica!

Não é uma novidade que vivemos em um mundo altamente globalizado a ponto de que produzir mais, demandando um menor tempo passou a representar uma questão de sobrevivência, especialmente no contexto empresarial. Afinal, quanto maior for o rendimento, melhores serão os resultados — ao menos, teoricamente —, o que implica, por sua vez, a manutenção da vantagem competitiva em um mercado extremamente concorrido.

No entanto, paralelamente a isso, também é necessário considerar que a maior parte das pessoas vive uma rotina corrida, que requer uma verdadeiro “malabarismo” para viabilizar a conciliação de inúmeras atividades. Além disso, como um plus, ainda atravessamos a era da transformação digital, em que as inovações tecnológicas surgem em um ritmo absurdamente acelerado, fazendo com que sejamos bombardeados a todo o momento por estímulos externos.

 

O cenário parece caótico? Certamente. Entretanto, acredite: é possível melhorar a produtividade e ainda fazê-lo transformando os elementos que, inicialmente, parecem obstáculos, em seus aliados. Continue a leitura e veja como!

Como melhorar a produtividade?

O primeiro ponto que você deve ter em mente é que, para lidar com um sem-número de afazeres que precisam ser concluídos, diante das poucas horas de que se dispõe — ao menos, em vista do que é preciso ser feito — e do excesso de informações que acaba por representar um elemento de distração, é fundamental fazer com que todos esses aspectos trabalhem a seu favor. Como? Colocar as ações elencadas mais abaixo em prática é um excelente começo.

Acredite: ser mais produtivo implica, na verdade, fazer algumas escolhas fora do lugar-comum e superar alguns desafios. No entanto, ao decidir gerenciar melhor as suas decisões, a sua atenção e a sua energia, torna-se perfeitamente viável alcançar melhores resultados.

Planeje-se de maneira prévia

O primeiro passo para melhorar a produtividade é administrar melhor o seu tempo, deixando de ser refém dele e fazendo-o, na verdade, “trabalhar para você”. Para tanto, a palavra-chave é “planejamento”.

Contudo, para fazê-lo bem, você precisa ser prático e realista. Ora, o dia é composto de 24 horas e todos nós temos necessidades básicas que não devem, sob nenhuma hipótese, ser negligenciadas. Então, leve em conta as horas que verdadeiramente você tem à disposição no seu dia a dia e, a partir disso, estabeleça metas que sejam realistas — e faça-o de maneira antecipada, por exemplo, no dia anterior.

Uma boa dica para tornar esse processo mais bem-sucedido é fazer uso de alguma ferramenta que o ajude a visualizar as tarefas que devem ser concluídas. Apenas não se prenda a “fórmulas” prontas. O método ideal é aquele que faz mais sentido e verdadeiramente funciona para você.

Mantenha o seu foco

Embora a ideia de ser multitarefa soe de forma até sedutora, a verdade é que quem tenta estar envolvido em inúmeras tarefas ao mesmo tempo, na verdade, não se dedica efetivamente a nenhuma delas. No final, você apenas terá a sua energia completamente consumida, mas não terá feito nada com excelência, o que acabará por gerar frustração.

Então, a dica de ouro é estabelecer prioridades. Avalie o que é mais relevante e organize o seu dia seguindo essa “ordem de priorização”, mas focando uma atividade por vez. Assim, você atingirá resultados extraordinários, verá que o seu esforço foi empregado da maneira apropriada e, ao encerrar o dia, perceberá que ele foi realmente produtivo.

Faça pausas ao longo do dia

Não, você não leu errado. Existe uma mentalidade equivocada de que quanto mais se trabalha — ou quanto mais tarefas se faz —, mais resultados serão alcançados. No entanto, a realidade é que o ser humano, por natureza, não consegue ser produtivo 100% do seu tempo e é justamente por isso que as pausas ao longo do dia são essenciais.

A importância de fazê-las é tamanha que, inclusive, há uma técnica conhecida como “Pomodoro”, que consiste em:

• trabalhar/executar as atividades necessárias durante 25 minutos;
• fazer, em seguida, uma pausa de cinco minutos;
• repetir esse processo por quatro vezes e, após completar esse primeiro ciclo, fazer uma pausa maior, de, pelo menos, 30 minutos.

Essa técnica se fundamenta no fato de a divisão das tarefas em espécies de “blocos” não apenas ter o potencial de estimular o foco, mas também melhorar a performance do cérebro, fazendo-o pensar com mais agilidade.

Inclusive, existem até outros métodos derivados do Pomodoro, como o ensinado por Tony Schwartz na obra “The way we’re working isn’t working”, que, traduzida para a Língua Portuguesa, seria algo como “A maneira como estamos trabalhando não está funcionando”.

No livro, a proposta é que se faça uma pausa de 20 minutos a cada uma hora e meia trabalhada.

Como as tecnologias podem ajudá-lo a melhorar a produtividade?

Como dito, vivemos em um mundo globalizado e atravessamos uma era de intensa transformação digital. Com isso, cada vez mais, inúmeras são as soluções tecnológicas que surgem em uma rapidez nunca vista antes.

O fato é que, da mesma forma que elas podem representar agentes de distração, que prejudicam a sua concentração, sobrecarregam a sua mente com informações e estímulos excessivos e impedem a manutenção do seu foco, elas também podem ser grandes aliadas em se tratando de melhorar a produtividade. A decisão, na verdade, é sua.

A seguir, veja de que forma algumas ferramentas inovadoras que estão, hoje em dia, à nossa disposição, podem ajudá-lo a melhorar a sua performance:

• Slack, Asana ou Studio, que são softwares colaborativos que permitem, por exemplo, a interação dos integrantes de uma equipe, independentemente de onde estejam — viajando a negócios, em outra filial da empresa, em regime home office etc.;
• Google Keep, que, como um aplicativo de notas, pode ser utilizado para o armazenamento das suas anotações diárias ou, por exemplo, para a elaboração da sua lista de atividades a serem desempenhadas, caso esse seja um formato que funciona para você;
• Google Agenda, que permite melhorar a produtividade de todo o quadro de pessoal de uma empresa, pois disponibiliza um calendário gratuito para a inserção de eventos ou compromissos e para o seu controle.

Como você pôde ver, em se tratando de melhorar a produtividade, há diversas boas práticas — bem como soluções tecnológicas — que podem mudar a forma como você administra o seu tempo e estabelece as suas prioridades. Contudo, para ser bem-sucedido nessa missão, é essencial que você abandone algumas ideias equivocadas e perpetuadas ao longo do tempo, como a que associa a maior quantidade de horas trabalhadas a um melhor rendimento.

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