Fundamental e de extrema importância, pois confere simplicidade, agilidade, flexibilidade e eficiência organizacional. Assim é a gestão de processos, que, quando realizada de forma correta, contribui significativamente para o sucesso do negócio.

Por instrumentalizar a aplicação das abordagens de trabalho e ter como foco o que realmente interessa para o bom desempenho da organização, ela também favorece a inovação. No entanto, quando “deficiente”, a empresa pode ficar para trás.

No mercado tão competitivo dos dias de hoje, a qualidade desse gerenciamento é vital para o crescimento das operações. Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para apresentar 6 dicas práticas para otimizar a gestão de processo.

Continue aqui conosco e confira a leitura. Aproveite!

1. Identifique os processos e mapeie os fluxos

O primeiro passo para uma gestão eficaz é identificar os processos e mapear os fluxos. Nesse sentido, o conceito de Processo Ponta a Ponta é bastante indicado, já que visa analisá-los do começo ao fim. Quando for defini-los, lembre-se de ouvir a opinião dos envolvidos.

Independentemente sobre o que se tratam, todos os processos de uma empresa têm entradas e saídas. O que acontece entre elas é o que chamamos de fluxo de informações, que deve ser mapeado precisamente.

Além de necessário para evitar que dados se percam, esse mapeamento é uma ótima forma de garantir as otimizações desejadas: isso fará com que a sequência dos trabalhos seja mais fluída, melhor atendendo às necessidades da empresa.

2. Estabeleça metas inteligentes e desafiadoras

Outra questão relevante é o estabelecimento de boas metas. Por funcionarem como um guia que aponta os resultados que as suas equipes devem alcançar, elas devem ser inteligentes e desafiadoras. Na gestão de processos, se resumem aos possíveis pontos de melhoria que um determinado procedimento pode ter.

Como regra geral, o padrão SMART é uma excelente aposta para estabelecer as suas metas. Resumidamente, SMART, nesse caso, é o acrônimo de 5 palavras do inglês:

• specific;
• measurable;
• attainable;
• relevant;
• time-bound.

Em termos práticos, essa metodologia diz que as metas devem ser específicas, alcançáveis, relevantes e com um tempo de obtenção definido.

3. Defina métricas e indicadores para cada processo

O único modo real de saber se os processos da companhia estão trazendo os resultados esperados é por meio da análise de dados. É por essa razão que métricas e indicadores devem ser definidos para todos eles. Tenha em mente que a “prática-chave” dessa gestão é o monitoramento das atividades.

Ao não se apoiar em indicadores claros e que se possa confiar, a chance de alcançar a máxima performance dos seus processos é um tanto quanto reduzida, para não dizer impossível. Portanto, defina as métricas de análise para cada um deles, não se esquecendo de monitorá-los constantemente.

4. Alinhe os procedimentos com a visão estratégica da empresa

Seja qual for o procedimento corporativo, ele precisa estar alinhado com a visão estratégica da empresa. Entenda que uma gestão de processos eficiente é aquela que agrega valor ao negócio. Para isso, não há outra maneira que não seja esse alinhamento.

Por quê? Pelo fato de que quando não aliada às estratégias da companhia, a gestão de processos pode não ser capaz de dar o suporte necessário para a obtenção dos seus objetivos. Dependendo do caso, resultará em desperdício de dinheiro, tempo e esforço.

5. Integre todos os setores

A próxima dica para otimizar a gestão de processos é a integração de todos os setores do negócio. Para muitos, a mais importante. O motivo é simples: os departamentos da organização não podem ser analisados de maneira isolada, mas sim como peças de uma única engrenagem.

O sucesso da área de vendas, por exemplo, está diretamente relacionado aos processos da área de marketing. Em outras palavras, é impossível gerenciá-los corretamente se você não analisar cuidadosamente todo o contexto pelo qual eles estão envolvidos.

Isso serve apenas para ilustrar a importância da integração dos setores. Ter uma gestão de processos eficiente só será possível, portanto, quando todas as atividades que tiverem alguma relação entre si forem observadas de modo complementar.

6. Utilize a tecnologia como aliada

Não menos relevante está a utilização da tecnologia como uma aliada. Nesse caso, diversas são as ferramentas que podem ajudar. Entre as principais estão os sistemas de gestão integrada, mais conhecidos como ERPs.

Além de permitirem a integração total dos departamentos, eles ainda trazem uma série de outros benefícios, incluindo:

• padronização e automatização de processos;
• aumento da produtividade;
• redução de custos;
• contenção de erros e retrabalhos;
• visão ampla e completa de todas as áreas;
• criação de relatórios gerenciais etc.

Todavia, não se prenda somente a esse tipo de solução, apostando também nos softwares de organização, produtividade e comunicação. Alguns exemplos incluem:

• Evernote;
• Trello;
• Asana;
• Slack.

Utilizar as tecnologias adequadas é essencial. Felizmente, opções são o que não faltam. Faça suas próprias pesquisas e veja quais das ferramentas analisadas melhor se adéquam às necessidades da empresa.

Antes de finalizarmos este artigo, vale deixar claro que a gestão de processos deve ser constituída de modo a evitar os retrabalhos, a perda de eficácia e o desperdício dos esforços. As oportunidades de aprimoramento devem ser buscadas e identificadas por meio de 4 princípios básicos: a simplificação, o incremento, a eliminação e a automatização das atividades que são excessivamente onerosas.

Por fim, não poderíamos esquecer de mencionar o papel de uma consultoria especializada. Ao contratar uma equipe com expertise em práticas gerenciais e corporativas, a sua gestão de processos certamente será otimizada.

Isso acontece porque ela colabora na identificação das entradas e saídas que se relacionam aos procedimentos, eliminando os gargalos, construindo os diagramas de fluxo e capacitando os colaboradores envolvidos com os trabalhos. Enfim, uma ajuda e tanto!

Aliadas a um bom planejamento, essas 7 dicas práticas para otimizar a gestão de processos do negócio contribuirão consideravelmente para o seu sucesso no mercado. Afinal, trarão benefícios nas mais diversas áreas e níveis, aumentando a eficiência, a fluidez e a solidez das operações.

Esperamos que este conteúdo tenha o agradado. Sinta-se à vontade para nos fazer uma pergunta ou deixar o seu comentário!