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6 dicas práticas para otimizar a gestão de processos do seu negócio

Home Gestão e Administração 6 dicas práticas para otimizar a gestão de processos do seu negócio
6 dicas práticas para otimizar a gestão de processos do seu negócio

Fundamental e de extrema importância, pois confere simplicidade, agilidade, flexibilidade e eficiência organizacional. Assim é a gestão de processos, que, quando realizada de forma correta, contribui significativamente para o sucesso do negócio.

Por instrumentalizar a aplicação das abordagens de trabalho e ter como foco o que realmente interessa para o bom desempenho da organização, ela também favorece a inovação. No entanto, quando “deficiente”, a empresa pode ficar para trás.

 

No mercado tão competitivo dos dias de hoje, a qualidade desse gerenciamento é vital para o crescimento das operações. Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para apresentar 6 dicas práticas para otimizar a gestão de processo.

Continue aqui conosco e confira a leitura. Aproveite!

1. Identifique os processos e mapeie os fluxos

O primeiro passo para uma gestão eficaz é identificar os processos e mapear os fluxos. Nesse sentido, o conceito de Processo Ponta a Ponta é bastante indicado, já que visa analisá-los do começo ao fim. Quando for defini-los, lembre-se de ouvir a opinião dos envolvidos.

Independentemente sobre o que se tratam, todos os processos de uma empresa têm entradas e saídas. O que acontece entre elas é o que chamamos de fluxo de informações, que deve ser mapeado precisamente.

Além de necessário para evitar que dados se percam, esse mapeamento é uma ótima forma de garantir as otimizações desejadas: isso fará com que a sequência dos trabalhos seja mais fluída, melhor atendendo às necessidades da empresa.

2. Estabeleça metas inteligentes e desafiadoras

Outra questão relevante é o estabelecimento de boas metas. Por funcionarem como um guia que aponta os resultados que as suas equipes devem alcançar, elas devem ser inteligentes e desafiadoras. Na gestão de processos, se resumem aos possíveis pontos de melhoria que um determinado procedimento pode ter.

Como regra geral, o padrão SMART é uma excelente aposta para estabelecer as suas metas. Resumidamente, SMART, nesse caso, é o acrônimo de 5 palavras do inglês:

  • specific;
  • measurable;
  • attainable;
  • relevant;
  • time-bound.

Em termos práticos, essa metodologia diz que as metas devem ser específicas, alcançáveis, relevantes e com um tempo de obtenção definido.

3. Defina métricas e indicadores para cada processo

O único modo real de saber se os processos da companhia estão trazendo os resultados esperados é por meio da análise de dados. É por essa razão que métricas e indicadores devem ser definidos para todos eles. Tenha em mente que a “prática-chave” dessa gestão é o monitoramento das atividades.

Ao não se apoiar em indicadores claros e que se possa confiar, a chance de alcançar a máxima performance dos seus processos é um tanto quanto reduzida, para não dizer impossível. Portanto, defina as métricas de análise para cada um deles, não se esquecendo de monitorá-los constantemente.

4. Alinhe os procedimentos com a visão estratégica da empresa

Seja qual for o procedimento corporativo, ele precisa estar alinhado com a visão estratégica da empresa. Entenda que uma gestão de processos eficiente é aquela que agrega valor ao negócio. Para isso, não há outra maneira que não seja esse alinhamento.

Por quê? Pelo fato de que quando não aliada às estratégias da companhia, a gestão de processos pode não ser capaz de dar o suporte necessário para a obtenção dos seus objetivos. Dependendo do caso, resultará em desperdício de dinheiro, tempo e esforço.

5. Integre todos os setores

A próxima dica para otimizar a gestão de processos é a integração de todos os setores do negócio. Para muitos, a mais importante. O motivo é simples: os departamentos da organização não podem ser analisados de maneira isolada, mas sim como peças de uma única engrenagem.

O sucesso da área de vendas, por exemplo, está diretamente relacionado aos processos da área de marketing. Em outras palavras, é impossível gerenciá-los corretamente se você não analisar cuidadosamente todo o contexto pelo qual eles estão envolvidos.

Isso serve apenas para ilustrar a importância da integração dos setores. Ter uma gestão de processos eficiente só será possível, portanto, quando todas as atividades que tiverem alguma relação entre si forem observadas de modo complementar.

6. Utilize a tecnologia como aliada

Não menos relevante está a utilização da tecnologia como uma aliada. Nesse caso, diversas são as ferramentas que podem ajudar. Entre as principais estão os sistemas de gestão integrada, mais conhecidos como ERPs.

Além de permitirem a integração total dos departamentos, eles ainda trazem uma série de outros benefícios, incluindo:

  • padronização e automatização de processos;
  • aumento da produtividade;
  • redução de custos;
  • contenção de erros e retrabalhos;
  • visão ampla e completa de todas as áreas;
  • criação de relatórios gerenciais etc.

Todavia, não se prenda somente a esse tipo de solução, apostando também nos softwares de organização, produtividade e comunicação. Alguns exemplos incluem:

  • Evernote;
  • Trello;
  • Asana;
  • Slack.

Utilizar as tecnologias adequadas é essencial. Felizmente, opções são o que não faltam. Faça suas próprias pesquisas e veja quais das ferramentas analisadas melhor se adéquam às necessidades da empresa.

Antes de finalizarmos este artigo, vale deixar claro que a gestão de processos deve ser constituída de modo a evitar os retrabalhos, a perda de eficácia e o desperdício dos esforços. As oportunidades de aprimoramento devem ser buscadas e identificadas por meio de 4 princípios básicos: a simplificação, o incremento, a eliminação e a automatização das atividades que são excessivamente onerosas.

Por fim, não poderíamos esquecer de mencionar o papel de uma consultoria especializada. Ao contratar uma equipe com expertise em práticas gerenciais e corporativas, a sua gestão de processos certamente será otimizada.

Isso acontece porque ela colabora na identificação das entradas e saídas que se relacionam aos procedimentos, eliminando os gargalos, construindo os diagramas de fluxo e capacitando os colaboradores envolvidos com os trabalhos. Enfim, uma ajuda e tanto!

Aliadas a um bom planejamento, essas 7 dicas práticas para otimizar a gestão de processos do negócio contribuirão consideravelmente para o seu sucesso no mercado. Afinal, trarão benefícios nas mais diversas áreas e níveis, aumentando a eficiência, a fluidez e a solidez das operações.

Esperamos que este conteúdo tenha o agradado. Sinta-se à vontade para nos fazer uma pergunta ou deixar o seu comentário!

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Erma Bombeck

Reflexões de Erma Bombeck

“Se eu tivesse minha vida para viver”, escrita por Erma Bombeck perto do fim de sua vida, detalha os valores que Bombeck gostaria de ter guiado suas decisões diárias. Se você estivesse chegando ao fim da sua vida e estivesse escrevendo isso, o que incluiria? Use essas idéias para criar sua declaração de missão.

Se eu tivesse a minha vida para viver, eu teria falado menos e ouvido mais. Eu teria convidado amigos para jantar, mesmo que o carpete estivesse manchado e o sofá desbotado. Eu teria comido a pipoca na “boa” sala de estar e me preocuparia muito menos com a sujeira quando alguém quisesse acender um fogo na lareira. Eu teria tido tempo para ouvir o meu avô falando sobre sua juventude. Eu nunca teria insistido que as janelas do carro estivessem fechadas em um dia de verão porque eu tinha acabado de fazer meu cabelo. Eu teria acendido a vela esculpida como uma rosa antes que ela derretesse guardada. Eu teria sentado no gramado com meus filhos e não me preocupado com a sujeira. Eu teria chorado e rido menos assistindo a televisão – e mais enquanto assistia à vida. Eu teria compartilhado mais a responsabilidade com meu marido. Eu teria ido para a cama quando estivesse doente, em vez de fingir que a Terra pararia se eu não estivesse presente naquele dia. Eu nunca teria comprado nada só porque era prático, não manchasse ou porque tinha garantia de durar a vida toda. Em vez de desejar nove meses de gravidez, teria apreciado cada momento e percebido que a admiração que crescia dentro de mim era a única chance na vida de ajudar Deus em um milagre. Quando meus filhos me beijassem, eu nunca teria dito: “Mais tarde. Agora vá se lavar para o jantar.” Teria sido mais “eu te amo” .. Mais “me desculpe” … Mas principalmente, se eu tivesse mais um pouco de vida, eu aproveitaria cada minuto … olharia para ela e realmente a veria … viveria isso … e nunca a devolveria.

Ben Franklin

Valores de governo de Ben Franklin

Às vezes, uma declaração de missão pode ser uma lista concisa de valores, definida em suas próprias palavras. Leia a lista de valores e definições de Benjamin Franklin para ver se eles geram ideias para a sua própria declaração de missão.

Temperança: não coma a exaustão; não beba pra se alterar.

Silêncio: não fale, a não ser que isso beneficie outros ou a você mesmo; evite conversas insignificantes.

Ordem: Deixe todas as suas coisas terem seus lugares; deixe cada parte do seu negócio ter seu tempo.

Resolução: Decida fazer o que você deveria; execute sem falhar o que você decide.

Frugalidade: Não faça nenhum gasto, senão fizer o bem aos outros ou a você mesmo; ou seja, não desperdice nada.

Indústria: não perca tempo; esteja sempre empregado em algo útil; corte todas as ações desnecessárias.

Sinceridade: não use nenhum termo ofensivo; pense de forma inocente e justa e, se falar, fale apropriadamente.

Justiça: Não erre prejudicando alguém, ou se omitindo de fazer o bem, que são seu dever.

Moderação: Evite extremos; abstenha-se de ressentir ofensas tanto quanto você acha que eles merecem.

Limpeza: Não tolere a impureza no corpo, roupas ou habitação.

Tranquilidade: Não se preocupe com ninharias, ou com acidentes comuns ou inevitáveis.

Castidade: Rarely use venery but for health or offspring, never to dullness, weakness, or the injury of your own or another’s peace or reputation.

Ludvig van Beethoven

O grande coro de Beethoven

Em um dos períodos mais difíceis de sua vida, Ludwig van Beethoven compôs o que a maioria diria ser sua maior sinfonia. Sua “Ode à Alegria” da Nona Sinfonia foi e sempre será o coro da vida de Beethoven.

Mahatma Gandhi

A missão de Gandhi

A missão de Mahatma Gandhi é capturada em uma pequena lista de declarações. Você pode criar sua missão neste estilo, iniciando cada frase com “eu devo” ou “eu vou”.

Que o primeiro ato de todas as manhãs seja fazer a seguinte resolução para o dia:
Não temerei ninguém na Terra.
Eu temerei somente a Deus.
Não suportarei mal a ninguém.
Não me submeterei à injustiça de ninguém.
Eu conquistarei a inverdade pela verdade.
E, resistindo à inverdade, suportarei todo o sofrimento.

Martin Luther King

O sonho de Dr. Martin Luther King Jr.

Leia ou ouça o famoso discurso do Dr. King, proferido em 1963 a partir dos degraus do Memorial Lincoln em Washington, DC Se você fosse fazer um discurso que começasse com as palavras “Eu tenho um sonho”, o que seria ? Veja se o sonho do Dr. King lhe dá alguma idéia para sua declaração de missão.

“Eu tenho um sonho”

… eu digo a vocês hoje, meus amigos. Eu tenho um sonho que um dia essa nação levantar-se-á e viverá o verdadeiro significado da sua crença: “Consideramos essas verdades como auto-evidentes que todos os homens são criados iguais.”

Eu tenho um sonho que um dia, nas montanhas rubras da Geórgia, os filhos dos descendentes de escravos e os filhos dos descendentes de donos de escravos poderão sentar-se juntos à mesa da fraternidade.

Eu tenho um sonho que um dia mesmo o estado do Mississippi, um estado desértico sufocado pelo calor da injustiça, e sufocado pelo calor da opressão, será transformado num oásis de liberdade e justiça.

Eu tenho um sonho que meus quatro pequenos filhos um dia viverão em uma nação onde não serão julgados pela cor da pele, mas pelo conteúdo do seu caráter. Eu tenho um sonho hoje.

Eu tenho um sonho que um dia o estado do Alabama, com seus racistas cruéis, cujo governador cospe palavras de “interposição” e “anulação”, um dia bem lá no Alabama meninos negros e meninas negras possam dar-se as mãos com meninos brancos e meninas brancas, como irmãs e irmãos. Eu tenho um sonho hoje.

Eu tenho um sonho que um dia “todos os vales serão elevados, todas as montanhas e encostas serão niveladas; os lugares mais acidentados se tornarão planícies e os lugares tortuosos se tornarão retos e a glória do Senhor será revelada e todos os seres a verão conjuntamente”.

Essa é a nossa esperança. Essa é a fé com a qual eu regresso ao Sul. Com essa fé nós poderemos esculpir na montanha do desespero uma pedra de esperança. Com essa fé poderemos transformar as dissonantes discórdias do nosso país em uma linda sinfonia de fraternidade.

Com essa fé poderemos trabalhar juntos, rezar juntos, lutar juntos, ser presos juntos, defender a liberdade juntos, sabendo que um dia haveremos de ser livres. Esse será o dia, esse será o dia quando todos os filhos de Deus poderão cantar com um novo significado:

Meu país é teu, doce terra da liberdade, de ti eu canto.

Terra onde morreram meus pais, terra do orgulho dos peregrinos, que de cada lado das montanhas ressoe a liberdade!

E se a América quiser ser uma grande nação, isso tem que se tornar realidade.

E que a liberdade ressoe então do topo das montanhas mais prodigiosas de Nova Hampshire.

Que a liberdade ressoe das poderosas montanhas de Nova Iorque.

Que a liberdade ressoe das elevadas montanhas Allegheny da Pensilvânia.

Que a liberdade ressoe dos cumes cobertos de neve das montanhas Rochosas do Colorado.

Que a liberdade ressoe dos picos curvos da Califórnia.

Mas não só isso; que a liberdade ressoe da montanha Stone da Geórgia.

Que a liberdade ressoe da montanha Lookout do Tennessee.

Que a liberdade ressoe de cada montanha e de cada pequena elevação do Mississippi. Que de cada encosta a liberdade ressoe.

E quando isso acontecer, quando permitirmos que a liberdade ressoe, quando a deixarmos ressoar de cada vila e cada lugar, de cada estado e cada cidade, seremos capazes de fazer chegar mais rápido o dia em que todos os filhos de Deus, negros e brancos, judeus e gentios, protestantes e católicos, poderão dar-se as mãos e cantar as palavras da antiga canção espiritual negra:

Finalmente livres! Finalmente livres!

Graças a Deus Todo Poderoso, somos livres, finalmente.”