Os 25 protocolos de e-mail mais importantes

1. Seja breve.

Antes de clicar no botão Enviar, releia a sua mensagem e elimine tudo o que não     contribuir para o resultado desejado.

 

2. Inclua uma proposta de ação no campo de assunto.

Uma boa linha de assunto é como uma boa manchete, instigando as pessoas a ler o resto. Se você estiver enviando um e-mail com um pedido, inclua essa informação no campo de assunto. Por exemplo: “Revisão dos dados de orçamento”.

 

3. Evite linhas de assunto vagas, de uma palavra só.

Ninguém quer ler um e-mail que o remetente só se deu ao trabalho de intitular “Coisas”. Seja específico quanto ao conteúdo. Isso também ajuda a manter a concisão da mensagem.

 

4. Não entre em mais de um assunto.

O campo é chamado de linha de assunto, não linha de assuntos. Se precisar falar sobre mais de um tema, envie mais de um e-mail. Essa prática facilita a comunicação e ajuda a eliminar mensagens longas.

 

5. Não use um indicador de alta prioridade (como “!” ou “!!”).

O que é importante para você normalmente não é importante para os outros. É triste, mas é verdade. É melhor usar uma linha de assunto clara ou instigante.

 

6. Escreva a mensagem antes de preencher o campo “Para: ”.

É quase automático incluir o destinatário antes de mais nada. Tente treinar o seu cérebro para deixar para fazer isso por último. A maioria das pessoas já passou pelo constrangimento, pelo menos uma vez na vida, de enviar acidentalmente uma mensagem antes de ser concluída. Clicar em Enviar quando você queria clicar em Anexar ou Salvar pode lhe custar o emprego!

 

7. Relacione as ações recomendadas antes.

As pessoas tendem a ler só o primeiro parágrafo de qualquer e-mail, mesmo se a mensagem incluir informações vitais, de modo que é melhor não deixar o objetivo de sua mensagem para o fim.

 

8. Deixe claro quem será a pessoa responsável pelas ações.

Se a mensagem for dirigida a mais de uma pessoa (incluindo destinatários em cópia) e incluir ações solicitadas, especifique o que você quer que cada destinatário faça. Seja específico. Não deixe de incluir o prazo.

Por exemplo:

Para: Paige

Cc: Mateo, Aldo, Terry

Paige, você poderia revisar o documento anexo usando o recurso

Destacar Marcações até a próxima sexta-feira?

Terry, Mateo, Aldo, é só para vocês ficarem sabendo: vocês não precisam fazer nada.

 

9. Se a mensagem for curta, inclua-a na linha de assunto seguida da sigla (FDM).

A sigla significa “fim da mensagem” e informa os destinatários que eles não precisam abrir o e-mail. Com isso, você estará poupando o tempo de todos. Por exemplo: “A reunião vai começar em 15 minutos (FDM)”.

 

10. Inclua a sigla (SRN) no fim da sua mensagem.

A sigla significa “sem resposta necessária”. Naturalmente, você só deve usá-la quando for o caso. Os destinatários ficarão gratos pela gentileza.

 

11. Use prefixos quando necessário.

Incluir “Q1” informa as pessoas da urgência do e-mail e elas vão saber exatamente como reagir.

Mas evite dar alarmes falsos. Só use o Q1 se a mensagem de fato for urgente e importante. E, se for o caso, será que um e-mail de fato é a melhor maneira de se comunicar? Isso nos leva ao nosso próximo ponto…

 

12. Não use o e-mail para discutir questões do Q1.

Sim, os e-mails são enviados em questão de segundos, mas isso não garante que serão lidos em segundos. Não se esqueça de que os telefones ainda podem ser usados para falar diretamente um com o outro. Ou talvez seja interessante simplesmente levantar da sua cadeira e ir até a mesa do colega para falar pessoalmente com ele.

 

13. Evite o uso excessivo de acrônimos.

Os acrônimos poupam muito tempo, especialmente se forem incluídos na linha de assunto.

Mas existem milhares deles, o que reduz as chances de o destinatário saber do que você está falando. No entanto, pode valer a pena combinar alguns acrônimos de uso comum no escritório. Por exemplo: AN (ação necessária), PSA (para a sua aprovação) ou PER (pergunta).

 

14. Responda dentro de 24 horas.

Naturalmente, tudo depende da natureza do e-mail. Se for um problema do Q2 que pode ser resolvido outro dia, pelo menos mande uma mensagem informando ao remetente quando ele pode esperar uma resposta.

 

15. Não espere uma resposta imediata.

Como recomendamos às pessoas que só verifiquem os e-mails em determinados momentos agendados do dia, você deveria fazer o mesmo. Desse modo, apenas espere uma resposta dentro de um tempo razoável.

 

16. Use as respostas automáticas quando estiver fora do escritório.

Quando você for passar alguns dias ou mais fora do escritório, dê um jeito de avisar as pessoas. Em geral, é possível configurar respostas automáticas para as pessoas de dentro e de fora de sua organização. Alguns programas possibilitam restringir essas respostas automáticas às pessoas de lista de contatos. Isso é interessante porque impede respostas automáticas aos spammers, o que pode aumentar o volume de spams que você recebe.

 

17. Evite enviar e-mails em cópia desnecessários.

 As pessoas costumam abusar do recurso dos e-mails em cópia. Só envie cópias para pessoas que de fato precisam receber a mensagem. Observe que, em geral, receber um e-mail em cópia implica que nenhuma ação é necessária e que a mensagem apenas se destina aos destinatários copiados se informarem dos acontecimentos. Se você quiser que algum destinatário em cópia faça alguma ação, deixe isso bem claro na mensagem.

 

18. Use a cópia oculta com muito, muito cuidado.

É melhor usar esse recurso quando os destinatários não se conhecem. Assim, você não precisa revelar as informações de contato de ninguém. E alguns smartphones de hoje podem não mostrar necessariamente que você foi incluído em cópia oculta, deixando-o aberto para responder mesmo se os outros não souberem que você foi um dos destinatários. Isso não é nada bom.

 

19. Não use o recurso Responder a Todos.

Você sabe que a maioria das mensagens do tipo Responder a Todos são de baixo valor… não use esse recurso. Todo mundo agradece!

 

20. Nomeie seus anexos adequadamente.

Não force os destinatários a adivinhar do que um arquivo se trata enviando anexos com nomes como “documento 1.docx” ou “CB0056.pdf ”. Opte por nomes mais claros. Por exemplo: “Ata da reunião de status do dia 5 de junho”.

 

21. Resuma os tópicos de discussão.

Se estiver encaminhando uma discussão a outra pessoa, é interessante resumi-la para não forçar a pessoa a ler a conversa toda. Ou você pode destacar apenas os trechos relevantes.

 

22. Sempre adicione novos contatos à sua lista de contatos.

Isso evita o risco de um futuro e-mail recebido ser enviado à pasta de spam.

 

23. Sempre inclua as informações de contato em sua assinatura.

Essa medida será de grande utilidade caso alguém precisar entrar em contato com você imediatamente ou preferir discutir detalhes usando outra forma de comunicação.

 

24. Não envie e-mails para falar de assuntos particulares.

O e-mail do trabalho não é privado e é considerado propriedade da empresa. Guarde seus assuntos pessoais para os intervalos.

Além disso, para que encher e bagunçar o seu valioso espaço na caixa de entrada de e-mails com mensagens pessoais mais adequadas a outra conta?

 

25. Só use o e-mail se for absolutamente necessário.

Muitos de nós podem receber mais de cem mensagens por dia. Se você tem como simplesmente cruzar o corredor para ir à sala do colega, faça isso. Ou se o e-mail for levar mais de dez minutos para ser escrito, a mensagem pode ser extensa demais para esse modo de comunicação. Em geral, o e-mail é mais eficaz para dar e receber informações. É um meio de comunicação menos eficaz (ou até contraproducente) para resolver conflitos, desabafar, expressar opiniões fortes, fofocar, repreender ou reclamar. Há melhores maneiras de comunicar esse tipo de coisa… ou, em alguns casos, talvez seja até melhor não dizer nada.