Você já perdeu algum e-mail importante? Já perdeu muito tempo com uma organização que em menos de 1 mês já bagunçou tudo de novo? Uma caixa de e-mails desorganizada é a receita perfeita para o desastre.
Imagine por 1 minuto que um cliente seu te manda um e-mail sobre um negócio gigante que ele quer fechar com a sua empresa, mas sua caixa de e-mails está tão atolada que você não o acha. Você perderia um negócio promissor por pura falta de organização.
Então, por onde começar? Você pode estar pensando: “Tenho milhares de e-mails e vou levar uma eternidade para organizar isso tudo”, “Por onde começo a organizar essa bagunça?”. Bom… há muitos jeitos de começar, mas a maneira mais eficaz é chamada de detox.
O Detox da caixa de entrada
Se estiver se sentindo sobrecarregado com sua caixa de entrada é preciso tomar uma decisão drástica, siga o plano de passos para botar ordem na casa e retomar o controle de seus e-mails.
A aplicação desses 6 passos não deve levar mais de 1 hora para se aplicar com sucesso, é bem mais fácil do que você imagina e o esforço vale muito a pena.
Passo 1
Crie uma subpasta em sua caixa de entrada com o nome Detox.
Criar pastas extras ajuda muito na sua organização pois, com mais pastas você pode separar melhor os tipos de e-mails recebidos e não se perder.
Passo 2
Selecione todos menos os últimos 200 e-mails da sua caixa de entrada e transfira todos para a pasta “Detox”, e agora você só tem os e-mails mais “urgentes”.
Isolando os últimos 200 e-mails você vê apenas os e-mails mais importantes e pode separa os “menos importantes” para aplicar os próximos passos.
Passo 3
Faça uma limpa e delete os e-mails de menos importância.
As vezes mesmo que sem querer entramos em listas de e-mails e recebemos muitos spams, e isso entope a sua caixa de e-mails com informações inúteis ou apenas que não correspondem ao que você está focado.
Passo 4
Crie regras de como lidar com eles no futuro.
Essas regras são maneiras de como agir quando novos e-mails aparecerem na sua caixa de entrada, um exemplo é separar os e-mails de clientes dos spams, separar propostas de contato para começar novos negócios e etc.
Passo 5
Transforme os e-mails em compromissos, tarefas, contatos ou anotações para trabalhar neles mais tarde… e depois não deixe de deletá-los!
Transforme os e-mails em compromissos e crie uma rotina de execução para não os esquecer. Lembre sempre que, uma caixa de e-mails desorganizada é a receita perfeita para o desastre então pratique limpezas rápidas diárias e esteja sempre “afinando o instrumento”.
Passo 6
Responda-os na hora, se puder fazer isso em um minuto ou menos.
Responder rapidamente não é bom apenas para você. Se você responder rapidamente vai poder limpar mais rápido a sua caixa de entrada, mas, também ganha a confiança dos seus clientes.
Com essas 6 dicas você vai otimizar mais rapidamente seu ambiente de e-mails e terá total controle novamente da sua caixa de entrada. Se, por algum motivo, você precisar encontrar um e-mail de sua pasta Detox, poderá procurá-lo nela. (Não era justamente isso o que você já estava fazendo antes?) É bem possível que você não precise fazer isso muitas vezes, então acabará com uma caixa de entrada limpa, podendo assim recomeçar do zero.
Benefícios reais de utilizar o detox
Os benefícios mais visíveis de aplicar esses 6 passos são: aumento de desempenho, aumento da calma e mais facilidade em encontrar seus e-mails.
Melhor do que simplesmente apagar todos os e-mails o método Detox é um jeito mais eficaz de organização. Muitas pessoas apenas apagam todos os e-mails, essas pessoas acabam perdendo e-mails essenciais e de extrema importância por simples preguiça.
Para não perder o controle de sua caixa de entrada, é importante reservar um horário regular para administrar seus e-mails e configurar sistematicamente novas regras para as mensagens à medida que as recebe. Em pouco tempo, você terá uma caixa de entrada bastante funcional, digna de um ninja, trabalhando em seu favor.
Sua caixa de e-mails é muito desorganizada? Você já perdeu e-mails importantes? Já?! Use os 6 passos do detox e veja sua preocupação diminuir absurdamente as suas preocupações e melhorar seu desempenho.
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