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Detox da caixa de entrada: Uma ajuda para quem está atolado de e-mails

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Então, por onde começar? Você pode estar pensando: “Tenho milhares de e-mails e vou levar uma eternidade para organizar isso tudo”. Se estiver se sentindo sobrecarregado com sua caixa de entrada e precisar tomar uma ação drástica, siga o plano de três passos para botar ordem na casa e retomar o controle de seus e-mails. Deve levar mais ou menos duas horas, é mais fácil do que você imagina e definitivamente o esforço vale a pena.

Passo 1: Crie uma subpasta em sua caixa de entrada com o nome Detox.

Passo 2: Selecione tudo da caixa de entrada, fora as últimas duzentas mensagens, e transfira tudo para a pasta Detox. Agora você só tem duzentas mensagens na sua caixa de entrada.

Passo 3: Repasse os duzentos e-mails que sobraram e tome uma das ações a seguir:

  • Delete os e-mails.
  • Crie uma regra para lidar com eles no futuro.
  • Transforme-os em compromissos, tarefas, contatos ou anotações para trabalhar neles mais tarde… e depois não deixe de deletá-los!

Ou

  • Responda-os na hora, se puder fazer isso em um minuto ou menos.

Não deve levar muito tempo para você dar conta dessas duzentas mensagens, porque por enquanto você só estará lhes dando um destino. Não estará efetivamente fazendo nada com elas a menos que isso possa ser resolvido em um minuto ou menos. Ao seguir esses três passos, você terá limpado a sua caixa de entrada e configurado algumas regras básicas para manter a sua caixa de entrada limpa.

Se, por algum motivo, você precisar encontrar um e-mail de sua pasta Detox, poderá procurá-lo nela. (Não era justamente isso o que você já estava fazendo antes?) É bem possível que você não precise fazer isso muitas vezes, então acabará com uma caixa de entrada limpa, podendo assim recomeçar do zero!

Para não perder o controle de sua caixa de entrada, é importante reservar um horário regular para administrar seus e-mails e configurar sistematicamente novas regras para as mensagens à medida que as recebe. Em pouco tempo, você terá uma caixa de entrada bastante funcional, digna de um ninja, trabalhando em seu favor.

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