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Dicas de como ser mais produtivo em seu trabalho

Produtividade é uma característica crucial para o sucesso profissional. Nesse sentido, ser efetivo em sua função e gerar os resultados esperados pela empresa são os principais objetivos de um colaborador ou funcionário, em qualquer área de atuação. Pensando nisso, Rodrigo Lolato, consultor da FranklinCovey Brasil, estabeleceu 7 mandamentos para quem deseja crescer e se destacar em uma corporação. Se você quer ser um deles, siga as dicas abaixo:


Planeje sua semana: Boa parte da causa de não sermos produtivos é que somos reativos na maior parte do tempo, ou seja, ficamos freneticamente apenas respondendo aos estímulos e demandas urgentes que nos chegam, sem necessariamente parar para pensar. Antes de começar a semana, deveríamos parar um momento para programar as nossas maiores prioridades, aquelas que são mais significativas e que nos mobilizam. E então selecionamos algumas poucas tarefas que gerarão o maior impacto possível nessa direção que queremos ir. Não se trata de fazer mais coisas, mas de fazer as coisas certas.

Reserve horário específico para cada atividade e delimite uma cota de tempo definida: Pesquisas mostram que quando somos específicos em “o que” e “quando” vamos fazer uma tarefa, as chances de realmente executá-las aumenta quase 3 vezes. Isso ajuda também a manter a mente focada naquela atividade enquanto estivermos executando-a. Já está mais do que provado pela neurociência que a tendência moderna de ser multitarefas traz mais prejuízos que benefícios, tanto à eficiência quanto à qualidade das relações ou até mesmo à saúde. Se fizermos as coisas que mais importam, uma de cada vez (ainda que dure poucos minutos cada uma), teremos muito mais chances de sucesso, e estaremos menos estressados.

Desligue notificações automáticas de mensagens: Toda vez que um alerta aparece na tela do seu computador ou celular, torna-se um chamariz para querermos ler do que se trata. Muitas vezes não é muito importante e só serviu para nos distrair, com isso perdemos não apenas tempo, mas a qualidade do que estávamos realizando. Portanto, faça um favor a si mesmo e desligue todas as notificações automáticas possíveis. Isso o ajudará a ser mais protagonista do uso do seu tempo, e menos uma vítima que só reage a tudo que lhe chega.

Utilize uma ferramenta e se familiarize com ela: Use uma ferramenta que seja eficaz para programar seus compromissos e suas tarefas. É importante que suas tarefas estejam todas em um único lugar, assim quando você for planejar a execução delas, não corre o risco de priorizar as atividades erradas por não estar olhando o todo. Se você usa ferramenta eletrônica, como por exemplo, Outlook, Lotus Notes, Gmail, eles possuem diversos recursos que podem contribuir muito para melhorar a produtividade. Por exemplo, quando convidar alguém para uma reunião, já é possível ver se aquela pessoa está ocupada naquele momento, e evita-se assim, perda de tempo em renegociação e remarcação de reunião. É importante buscar cursos ou até dicas online de como fazer uso prático e eficiente da ferramenta que você usa.

Minimize tudo que rouba o seu tempo: Observe (e se possível, anote) tudo aquilo que rouba seu tempo durante uma semana. Você ficará impressionado com a quantidade de coisas que desempenham esse papel. Por exemplo: em geral perdemos muito tempo pensando sobre o que temos que fazer, isso é um tempo precioso que, além de desperdiçado, aumenta o estresse, pois não estamos produzindo nada, apenas preocupados. Ao invés disso, podemos ter uma agenda e lista de tarefas bem claras que organiza nosso tempo ao redor daquelas atividades que geram maior impacto para o objetivo que buscamos. Outro aspecto que normalmente desperdiça tempo são as interrupções: pesquisas mostram que quase um terço do tempo de um profissional é gasto com interrupções e o seu necessário tempo de retomada da atividade. Uma coisa que ajuda a mudar da cultura do “agora” é deixar claro para as pessoas, o “quando” elas podem esperar algo de você (sua atenção, resposta, etc). Assim você não apenas se organiza, mas também educa as pessoas ao seu redor sobre o que elas podem pedir para você. E evidentemente que a sua resposta de “quando” para essa pessoa, não deve partir de uma tentativa de ser evasivo, mas de alguém que é organizado e quer oferecer informações mais precisas e eficazes.

Recarregue suas energias: Produtividade tem tudo a ver com nossa capacidade de pensar e sermos criativos, pois somos trabalhadores da era do conhecimento. Sendo assim, é fundamental cuidar da nossa energia física e mental. Atividades de lazer que motivam, relacionamentos e interações significativas e fazer pausas durante o dia, são alguns dos exemplos que contribuem com essa recarga energética.


Faça coisas que te inspirem: Procure encontrar um propósito em tudo o que fizer. Um dos fatores que mais contribuem para aumentar nossa motivação e desempenho é encontrar um sentido naquilo que estamos fazendo, não importa quão grande ou simples for a atividade. De forma que, tudo que formos fazer, podemos nos perguntar: “Qual o propósito disso?”. Com isso, mudamos a chave interna de operar a partir do “tenho que” para “escolho fazer”,  o que significa mudar do modo reativo para o modo mais consciente e, portanto, mais criativo, produtivo e motivador.

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